e-Arşiv, elektronik fatura kapsamı dışında kalan kurum ve kişiler için tasarlanan bir uygulamadır. Uygulama, faturalandırma süreçlerinin hızlı ve güvenli biçimde tamamlanabilmesini mümkün kılar. Ciro ve günlük fatura tutarı açısından belirli limitleri karşılayan işletmelerin, programa geçme zorunluluğu bulunmaktadır. Bu duruma ek olarak herhangi bir şartı karşılamayan işletmeler de faturalandırma süreçlerini hızlandırmak için gönüllü e-Arşiv kullanıcısı olabilir.

e-Arşiv Ne İşe Yarar?

e-Arşiv, faturaların T.C. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda hazırlanabilmesine imkân tanır. Program, ana işlevine ek olarak oluşturulan faturaların güvenli sunucularda muhafazasını mümkün kılar. e-Arşiv kullanıcıları, herhangi bir ihtiyaç durumunda elektronik ortamda saklanan faturaları belirli tarih aralığına göre listeleyip raporlamasını yapabilir. Üstelik eskiden günler, hatta haftalar alabilen faturaları derleme ve rapor oluşturma süreci kısa sürede tamamlanır.

e-Arşiv Kullanma Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv uygulaması, işletmelere farkı açılardan birçok avantaj sağlar. Bu avantajların en önemlileri şunlardır:

• Program sayesinde kâğıt fatura oluşturma gereksinimi ortadan kalkar. Fatura işlemlerinin tamamı elektronik ortama taşındığı için kırtasiye, gönderim ve saklama maliyetlerinden tasarruf sağlanabilir.
• e-Arşiv, geleneksel yöntemlerle fatura oluşturma ve raporlama süreçlerinde meydana gelebilen insan kaynaklı hataları minimum düzeye indirger. Sistem, birçok hatayı işlem anında belirleyerek düzeltir.
• Fatura bilgilerine ulaşmak için ekstra zaman ve iş gücüne ihtiyaç duyulmaz. Detaylı sorgulama özelliği sayesinde belirli tarih aralığına göre istenildiği an sorgulama yapılabilir.
• Program aracılığıyla oluşturulan belgeler, alıcıya e-posta ile anında gönderilebilir. Gönderim süresinin kısalması tahsilatın çok daha hızlı yapılabilmesine imkân tanır.
• e-Arşiv, işletmelerin fatura oluşturma özelinde kâğıt sarfiyatını kayda değer oranda azaltır. Bu sayede kurumsal sürdürülebilirlik hedefini yakalamak kolaylaşırken çevrenin korunmasına doğrudan katkı vermek mümkün hâle gelir.
• Elektronik arşiv programı aracılığıyla faturalar güvenli ortamda saklanır. Eskiden olduğu gibi fiziksel arşiv oluşturulmasına gerek duyulmaz. Arşivlenen evrakların zarar görmesi, kaybolması gibi geleneksel yöntemlerle operasyonel süreçlerini sürdüren işletmelerin karşılaştıkları riskler olasılık dışı kalır.