Günümüz iş yaşamında başarılı olan kişilerin ortak özellikleri incelendiğinde, sanıldığının aksine bilgi ve eğitimden ziyade bu kişilerin insan ilişkileri ve iletişim konularındaki becerilerinin onları bu noktaya taşıdığı tespit edilmiştir. Bu tespitle birlikte, başarı kriterleri de büyük oranda yer değiştirmiş ve bugün dünya markası olmuş şirketler dahil birçok firma, organizasyonunun tüm sorumluluğunu teslim edecekleri CEO(chief executive officer)’ larını, etkili iletişim becerileri olan kişiler arasından seçmeye başlamıştır.
Teknoloji ve bilgiyi beklentilerin çok üstünde sistemine entegre etmiş olmasına rağmen, insanların duygularına hitap etmeyen kurum, kuruluş ile marka ve ürünlerin tercih edilmemesi, eşanlı olarak bilgi, eğitim ve tecrübelerine rağmen insan ilişkilerinde başarılı olamayan kişilerin iş ve özel yaşamlarında da başarılı olamamaları tüm dünyada büyük bir farkındalık yaratmıştır. Bu farkındalık, insanları etkilemenin yolunun insan ilişkilerinden geçtiği gerçeğidir.
Teknik bir meslekte dahi başarının % 15’ inin bilgiye, % 85’ in insanları idare etme sanatındaki başarıya bağlı olduğu ortaya çıkmıştır. Bu sanat da etkili iletişim becerileri ile hayat bulmaktadır. Etkili iletişim kavramını orta ortaya çıkaran bu farkındalık, iletişime klasik tanımından çok daha fazla anlam ve sorumluluk yüklemektedir.
En bilinen tanımıyla iletişim; kendisine göre anlamlı bir mesaja sahip olan kaynağın çeşitli kanallar aracılığıyla bu mesajı kaynağa iletmesi/ aktarması olarak yorumlanır. Burada kişi, mesajın iletilmesiyle sorumluluğunun bittiğini düşünür. Etkili iletişimci ise, sürecin mesaj iletildikten sonra başladığının bilincindedir. Dolayısıyla etkili iletişim: alıcının tepkisini esas alır. Eğer bu tepki kaynağın beklentisi doğrultusunda değilse, beklenen tepki alınıncaya dek iletişimin farklılaştırılarak sürdürülmesi gerekir. Dolayısıyla etkili iletişim, beklenen davranış ve tepkinin alıcıda yaratılmasını hedefler.
Etkili iletişimin, önümüzdeki sayılarda inceleyeceğimiz birçok bileşeni olmakla birlikte, henüz süreç başlamadan farkında olmamız, bilmemiz ve baştan kabul etmemiz gereken ilkeleri vardır ve bunlar son derece önemlidir. Bunlara “ön kabuller” diyoruz. Kurdukları iletişimle etki yaratmak isteyen herkesin öncellikle bu gerçekleri bilerek ve kabul ederek ilerlemesi gerekmektedir. İletişim ile ortaya konan anlam, alıcının daha önceden edindiği bilgilere ve ön kabullere bağlıdır.
Etkili iletişimde ön kabuller:
Kişisel farklılıklar: İnsan ilişkileri ve iletişim konularında ilk olarak kabul edilmesi gereken, her insanın birbirinden farklı tutum, davranış, yorumlama biçimi, duyguları ve ümitleri olduğudur. Doğdukları yer, büyüdükleri ortam, yetiştiği aile, bu ortamlarda kullanılan iletişim tarzı, baskın duygular vb… kişinin algılama, davranış tarzı ve ifade biçimi üzerinde etki yapar. Dolayısıyla iki kişin birbiriyle aynı şeyi düşünmesi, benzer algıya sahip olması ve aynı şeyleri hissedip davranış geliştirmesi mümkün değildir. Herkesin hayat içindeki deneyimi farklıdır ve bu farklılıkların kişilerin karakterlerinde de farklı etkileri olur.
Aynı zamanda tüm insanlar fiziksel nitelikler, yetenekler, ilgiler, düşünceler, renkler, seçimler, istekler, beklentiler, davranışlar vb. açısından da birbirinden farklıdır. Dolayısıyla herkesi aynı özelliklere sahipmiş gibi ele almak iletişimi baştan bozar.
Bu farklılıkları kabul etmek, iletişim kurulan kişiyi anlamanın ilk aşamasıdır.
Gönüllülük ilkesi: Her türlü ilişkide olduğu gibi, iletişimde de gönüllülük esastır. Sizinle iletişim kurmak istemeyen bir kişiyi, zorlayarak bu sürece dahil edemezsiniz. Görüş ayrılıklarının tartışılması bile tartışmayı tarafların istemesi üzerine devam eden bir süreçtir, eğer karşınızdaki kişi sizinle iletişim kurmaya tamamen kapalı ise, iletişime hazır ve istekli olacağı zamana kadar beklenmelidir.
Saygı duymak: Herkesin kendi öz benliğinden kaynaklanan farklı algıları, fikirleri, davranış biçimleri… vardır. Aynı zamanda herkes karar verebilme gücüne ve hakkına sahiptir. Bu kararlar bizim beklentimizden farklı olabilir, buna rağmen karşımızdaki kişinin kararlarına, konuya ilişkin düşüncelerine saygı duymamız gerekir. İnsanların bizden farklı düşünebileceklerini kabul etmek, iletişimde son derece etkili bir silah olan Hoşgörüyü de beraberinde getirecektir.
Gizlilik ilkesi: Daha çok sırlarımızı tutan kişilerle birlikte olmayı tercih ettiğimiz düşünüldüğünde gizlilik ilkesinin önemi daha net anlaşılabilmektedir. İletişimde paylaşılan her türlü konu, sır olduğu belirtilmese dahi başkalarıyla paylaşılmamalıdır. Bazen düşünmeden ve art niyet olmaksızın üçüncü kişilere aktarılan bir bilgi, bilgiyi sizinle paylaşan kişiyi rahatsız edebilir, kişi konuşmayı size oranla daha kişisel ve paylaşılmaması gereken bir süreç olarak tanımlayabilir, dolayısıyla konuşmanın başkalarına aktarılmasından, örnek verilmesinden rahatsızlık duyabilir. Bu nedenle, üçüncü kişilere bilgi aktarımında çok dikkatli olunması, hatta mümkünse iletişime konu olan bilginin başkaları ile paylaşılmaması gerekmektedir. Sizin paylaşmakta sakınca görmediğiniz bir konu, karşı taraf için daha farklı bir anlam düzeyindeyse, güvenilmez biri olarak algılanmanıza neden olabilir. İnsanların farklı bakış açıları ve olayı yorumlama biçimi de dikkate alınarak iletişimin gizlilik ilkesine uygun biçimde ilerlemesi ise karşılıklı güven ortamını tesis eder.
Etki için; “Zihinsel Prova ve Zorunlu Çeşitlilik”
Etkili iletişim için ön kabullerden bahsetmişken, burada etkiyi arttıracak iki kavramı daha açıklamak yerinde olur:
Zihin ve beden ilişkisi:
Zihin ve bedenin birbirlerinden bağımsız olmadığı, bir bütün olarak hareket ettikleri ve birbirlerine bağımlı olarak karşılıklı etkileşimde bulundukları, NLP (Neuro-Linguistic Programming – Zihin Dili Programlaması)’de üzerinde önemle durulan bir konudur. Bu sistemden birinde meydana gelen olumlu-olumsuz herhangi bir değişiklik diğerini de aynı yönde etkiler. Daha açık bir ifadeyle; bedenin fiziksel durumu düşünceleri, düşünceler de hisleri etkiler, hisler ise bedeni harekete geçirme gücüne sahiptir. Dolayısıyla, bir eylemin daha iyi yapılmasını sağlamak için görselleştirme ve zihinsel provanın çok önemli olduğunu söyleyebiliriz. Zihinde canlandırma, özellikle sporcuların sıkça kullandığı bir teknik olup, antrenmanda başarılı olamayan birçok atletin, zihinde kazanmış olduğunu canlandırma yöntemiyle, büyük başarılara imza atmasını sağlamıştır. Eylemi başarıyla olmuş- gerçekleşmiş olarak hayal etme olarak tanımlayabileceğimiz zihinde canlandırma, doğru kullanıldığında, hayatımızın her alanında bize olumlu katkılar sağlayacak olan bir tekniktir. Dolayısıyla, etki yaratmak istediğiniz; topluluk karşısında konuşma yapacağınız, ya da önemli bir görüşme olacağını tahmin ettiğiniz bir anı, başarıyla geçen bir sunum olarak zihinde canlandırmanın, bedeni bu başarıya programlayacağını söyleyebiliriz.
Zorunlu çeşitlilik yasası:
Zorunlu çeşitlilik yasası, her türlü sistemde en geniş davranış seçeneğine veya çeşidine sahip eleman veya insanın bütün sistemi kontrol edebileceğini söylemektedir. Burada kontrol sözcüğü “etki yaratma yeteneği” olarak anlaşılmalıdır. En geniş davranış esnekliğine, yani etkileşim çeşitliliğine sahip olan kişinin sistem üzerinde etki yaratma şansı oldukça yüksektir. Kurulan iletişimde etkiyi, ‘alıcının mesaja beklentimiz doğrultusunda tepki vermesi, düşünce ve davranışını bu yönde değiştirmesi’ olarak tanımlamıştık. Zorunlu çeşitlilik yasası, istediğimiz tepkiyi alan dek iletişim yöntemini, davranış ve tutumlarımızı değiştirmemizi ve sürekli denemeyi esas almaktadır. Bu esneklik ve yeniden deneme ise, empatiyi daha etkin kullanmak, farkındalığı arttırmak, daha iyi dinlemek, etkili geribildirim ve hoşgörü gibi birçok faktörün de sürecin içine dahil olmasıyla gerçekleşir.